Tijdens een intakegesprek met de leidinggevenden van een technische afdeling word ik geïnformeerd over de slechte uitkomst van een monitor die onder de medewerkers is gehouden. Onvrede over de aansturing en de onderlinge samenwerking is de aanleiding om contact met mij op te nemen. Aan het eind van het gesprek concluderen we dat we gaan samenwerken, dat ze mij het verslag van de monitor opsturen en dat het hoofd contact met mij opneemt voor een afspraak om tot een concrete aanpak te komen. Na enige tijd niets gehoord te hebben, krijg ik een mailtje van het hoofd met de mededeling dat ze – als voorbereiding voor het werk met mij – een teamscan laten uitvoeren om een nulmeting te hebben. Een adviesbureau heeft al vragenlijsten uitgezet en is bezig met een groot aantal individuele interviews. Dat moet leiden tot een duidelijk advies over wat er moet gaan gebeuren. Zodra het advies op papier staat, stuurt hij mij dat op en wil hij graag afspreken.
De vorm van een verandertraject en het belang daarvan
Over dit intakegesprek valt veel te zeggen. In deze blog wil ik ingaan op de vorm die een verandertraject aanneemt en het belang daarvan voor de zinvolheid van zo’n traject. Voor de eenvoud onderscheid ik twee vormen.
Wiel
Vragenlijsten, individuele interviews, participatieve observatie of desk research zijn gekende manieren om een verandertraject in te richten. Allemaal vormen waarbij de adviseur in de as van het wiel zit en zich laat informeren over het vraagstuk en de oplossing. Of beter: zich laat informeren over allemaal verschillende ideeën over het vraagstuk en de oplossing om die te integreren en uiteindelijk in een coherent beeld terug te koppelen. In een cursus adviesvaardigheden leert menig junior adviseur op deze manier een adviestraject in te richten en werkt zo aan z’n vaardigheden om individuen te interviewen en een goede terugkoppelingsbijeenkomst te organiseren.
Onderzoek gaat dan aan implementatie vooraf en er wordt grote waarde gehecht aan een plan waarin wordt aangegeven wat moet gaan gebeuren. In een eerdere blog noemde ik zo’n plan een rapport als 'Heilige schrift'.
Veel opdrachtgevers kiezen voor zo’n aanpak omdat ze het gevoel hebben te kunnen controleren wat gedaan gaat worden.
Bij deze aanpak wordt veel verwacht van kennisoverdracht. Als een gebrek aan informatie een belangrijk deel van het probleem is, is deze werkwijze adequaat.
Web
Maar veel problemen worden eerder veroorzaakt door een te veel aan informatie dan door te weinig informatie. De één wil links af, de ander rechts af en weer een ander wil blijven zitten. Dan blokkeert de meerstemmigheid collectieve actie. In zo’n geval is een rapport met nog een nieuwe visie rijp voor de bureaulade.
Dan zal een traject eerder in de vorm van een web moeten worden georganiseerd. Dan houdt de adviseur zich minder bezig met wat nu precies het probleem en de beste oplossing is. Maar probeert hij zicht te krijgen op de partijen die bij dit probleem betrokken zijn en onderzoekt hij hoe hij ze in één hok kan krijgen. Hij zal een ruimte creëren waarin betrokkenen op vruchtbare wijze hun verschillende standpunten met elkaar uit kunnen wisselen. Een ruimte waarin betrokkenen om kunnen gaan met de spanning die wordt ervaren als men zich een beeld vormt van de complexiteit van het vraagstuk. Als het traject in de vorm van een web georganiseerd is, is het op elkaar afstemmen van de verschillende standpunten de taak van alle betrokkenen; niet alleen van de adviseur in het wiel.
Verandering vindt dan plaats omdat betrokkenen (inclusief de opdrachtgever) elkaar beïnvloeden en hun gedrag op het geleerde afstemmen. In zo´n situatie is geen implementatiefase nodig om tot gedragsverandering te komen. Verandering vindt tijdens het actieonderzoek in de hoofden en harten van betrokkenen plaats.
Oftewel:
|
|
Wiel |
Web |
|
Inrichting verandertraject |
Met vragenlijsten en individuele interviews (adviseur als integrator / spil) |
Een groepsgesprek (adviseur als facilitator) |
|
Gewenst resultaat |
Een plan waarin staat wat moet gaan gebeuren |
Een uitwisseling van beelden die het gedrag van betrokkenen beïnvloedt |
|
Vooronderstelling over verandering |
Verandering vindt plaats na het onderzoek tijdens de implementatie |
Verandering begint al tijdens het onderzoek in de hoofden en harten van betrokkenen |
|
Waar ontwikkeling plaatsvindt |
Bij adviseur als integrator |
Bij alle betrokkenen |
|
Invloed van opdrachtgever |
Eénzijdige controle |
Heeft invloed en wordt beïnvloed (d.w.z. leert) |
|
Benodigde competentie van adviseur / begeleider |
Integreren van verschillende visies |
Een vruchtbare uitwisseling van verschillende visies kunnen begeleiden |
|
Wanneer zinvol? |
Als vraagstuk wordt veroorzaakt door gebrek aan informatie |
Als vraagstuk wordt veroorzaakt door te veel informatie / door ‘meerstemmigheid’ die coherente actie blokkeert |
De moraal van dit verhaal
Wees in het begin van een project alert op de manier waarop een opdrachtgever geneigd is een verandertraject vorm te geven. Dat verschaft je informatie over zijn verwachtingen over jouw gewenste rol en bijdrage. En daarmee direct ook over zijn verwachting over de rol en bijdrage van hemzelf en de anderen in het cliëntsysteem. Als die bijdrage niet strookt met de taak die in dit project verricht moet worden is het wijs om tijdig over deze rolverwachting te onderhandelen. Als de rol waarin je gedrukt wordt het je moeilijk maakt om een bijdrage te kunnen leveren, kan dat een belangrijk teken van weerstand bij de cliënt zijn. Weerstand kun je opvatten als een indirecte uitdrukking van een dieperliggend zorg. Die zorg heeft vaak te maken met een cliënt die bang is de controle te verliezen of in een kwetsbare positie terecht te komen.
Wil jij je werk als veranderaar in een web vorm kunnen geven, dan zal je een vruchtbare uitwisseling tussen mensen met verschillende visies moeten kunnen begeleiden. Het omgaan met weerstand in groepen is dan cruciaal. Wil jij je hier verder in ontwikkelen, informeer je dan over het Professioneel Ontwikkelings Programma.
Gepubliceerd op 18 maart 2021
Wilt u een automatische e-mail ontvangen als er een nieuwe blog wordt toegevoegd? Vul hieronder uw gegevens in.
naar boven