Een dwarsdoorsnede van de organisatie bij strategische thema's betrekken

Gelijktijdige behoefte aan snelheid en eigenaarschap

In onze snel ontwikkelende samenleving moeten verandertrajecten leiden tot verandering van instelling en inzicht van diegenen die via hun gedrag een nieuwe situatie vorm zullen geven. Bovendien kan zo’n traject niet te veel tijd in beslag nemen.

Dat betekent dat veel van onze opdrachtgevers niet uit zijn op een rapport. Want als de aanbevelingen van zo’n rapport eenmaal door de leiding zijn goedgekeurd volgt vaak een eindeloze implementatiefase, waarin met allerlei weerstanden moet worden omgegaan. Papier is geduldig, in tegenstelling tot hun klanten en medewerkers. Verder kiezen zij ook niet voor een adviseur die tijdens het project meer leert over het belang van de verandering dan betrokkenen zelf.

Onderzoek MET in plaats van VOOR betrokkenen

Voor velen is het geen nieuwtje meer dat mensen sneller meewerken aan beslissingen die ze zelf hebben helpen nemen. Dat betekent dat we er niet op kunnen rekenen dat enkele experts de problemen voor anderen wel zullen oplossen. Dat zal alleen gebeuren als betrokkenen – inclusief de experts – zich richten op verbetering van hun hele werksysteem. En met "betrokkenen" bedoelen we dan: betrokken disciplines, voor- en tegenstanders van een verandering, lijn- en staffunctionarissen, eigen medewerkers en vertegenwoordigers van belangrijke klanten, leidinggevenden en uitvoerenden, etc.

Door de belangrijke partijen te betrekken ontwikkelt de groep niet alleen een wenselijk, maar ook een haalbaar perspectief. D.w.z. voltrekt de verandering zich tijdens het project in de hoofden en harten van betrokkenen, i.p.v. dat betrokkenen nadien in een implementatiefase moeten worden overtuigd van de gewenste verandering.

Opdrachtgevers die met deze overtuiging zich tot ons richtten, kwamen met de volgende vragen:

• "Help ons te komen tot een breed gedragen, nieuwe richting en daarop afgestemde inrichting van de organisatie."
• "Richt een traject in, waarmee de klantgerichtheid, het ondernemerschap, het veiligheidsbewustzijn bij mensen meer gaat leven."
• "Organiseer de start van een complex project, waarbij een groot aantal partijen betrokken is."
• "Help ons bij een reorganisatie, waarin we als blijvers om moeten gaan met het verlies van collega’s en met het verlies van delen van ons werk."
• "Organiseer voor een grote groep betrokkenen een evaluatie (met aanbevelingen) van een reorganisatie die een jaar geleden is afgerond en waar nog veel onvrede over is."

In de volgende organisaties werkten wij aan dit soort vragen: Academisch Ziekenhuis Groningen, Van Ede & Partners, ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit, Ministerie van Financien, Haagse Hoge School, Westfriesgasthuis, Dienst Landelijk Gebied, Rijkswaterstaat, Tergooiziekenhuizen, Gemeente Rotterdam, Unilever en NS Reizigers.

Voor de methodologie die we bij dit soort projecten gebruiken zie 'Grote-groepinterventies'; deze verzamelnaam staat voor verschillende aanpakken zoals 'Zoekconferenties', Participatief Ontwerp, Interview Design, Open Space Technology, Wereld Café en Speakers Corner.