VAN zitvlak
NAAR draagvlak
De Zoek Conferentie is een planningsproces, waarin we een groot aantal belangengroepen betrekken bij het uitwerken van een belangrijk onderwerp waar zij een rol in spelen. Dit onderzoek is gericht op hun gemeenschappelijke basis en hun gewenste toekomst. Belangengroepen kunnen management (centraal en decentraal), werknemers, belangrijke leveranciers of klanten, etc. zijn.
In een Zoek Conferentie brengen wij een "heel systeem" bij elkaar om te werken aan een sterk gestructureerde agenda. Mensen richten zich op hun verleden, heden en toekomst, bevestigen hun gedeelde waarden en stellen realistische actieplannen op. Iedereen neemt actief deel en leiderschap wordt gedeeld.
In zo'n conferentie zijn we er niet op uit de complexe realiteit te reduceren tot een beperkt aantal, te beheersen onderwerpen. Noch zijn we gericht op het oplossen van conflicten of langdurige problemen. Onze bedoeling is ook niet de deelnemers een management-model te presenteren om te kunnen omgaan met ieders verschillende gezichtspunten.
De Zoek Conferentie wordt gebruikt als katalysator voor veranderingen in een netwerk van belangengroepen, waarin men niet langer wil blijven handelen n.a.v. bestaande inzichten.
Als één van de vele "Grote-groepsinterventies" zijn we er met een Zoek Conferentie ook op uit om te voldoen aan de gelijktijdige behoefte aan zowel snelheid als eigenaarschap.
De werkwijze zal diegenen aanspreken die er van overtuigd zijn dat organisaties zich kunnen ontwikkelen als ‘alle betrokkenen – inclusief mogelijke experts – zich richten op de verbetering van hun hele systeem’. Niet als ‘experts de problemen voor anderen oplossen’.
We werken vanuit de overtuiging dat mensen ondersteunen wat ze helpen creëren, waarmee het spreken MET betrokkenen in plaats van OVER betrokkenen een belangrijk uitgangspunt is.
Zoek Conferenties worden gebruikt voor allerlei situaties, waarin mensen worden betrokken bij het creëren van hun eigen toekomst; denk hierbij bijvoorbeeld aan:
• strategische planning voor een organisatie of onderdeel daarvan
• het komen tot een profiel van een organisatie die gevormd wordt door enkele gefuseerde
organisaties
• het onderzoeken van een nieuw perspectief op een aspect van het toekomstig functioneren
van de organisatie (b.v: ondernemerschap, veiligheid, klantgerichtheid)
• de start van een complex project waar een groot aantal partijen bij betrokken zijn.
In een Zoek Conferentie zijn we niet primair uit op het produceren van papier met plannen over wat ná de conferentie allemaal moet gaan veranderen. We zijn gericht op verandering van het werkveld via vernieuwing van inzichten en verdieping van overtuigingen van betrokken belanghebbenden en daaruit voortvloeiende verbreding van hun actierepertoire.
De actieplannen die uiteindelijk op schrift worden gesteld zijn daarmee een uitvloeisel van een gemeenschappelijke basis die tijdens de conferentie zichtbaar wordt. Besluitvorming vindt buiten de conferentie plaats in de normale, daarvoor bestemde organen.
De methode werkt, omdat men gericht is op het ontdekken en delen van de beelden die ieder van de aanwezigen heeft over verleden, heden en toekomst omtrent betreffend onderwerp. Men is niet gericht op het nemen van beslissingen waarop men zich moet vastleggen.
Met deze werkwijze worden mensen in staat gesteld zelf keuzes te maken, na elkaar goed geïnformeerd te hebben. Eigenlijk juist ómdat we niet gericht zijn op het nemen van beslissingen, maar op begrip van elkaars inzichten, worden de deelnemers vrijwillig gemobiliseerd tot op elkaar afgestemde actie; actie, die moet leiden tot het inrichten van een gewenste toekomst.
In Zoek Conferenties worden mensen uitgenodigd om eerst naar buiten en naar binnen te kijken, vóór ze naar voren kijken. Deze aanpak biedt grote mogelijkheden voor het managen onder condities van economische onzekerheid en technologische verandering.
Bovendien werkt de Zoek Conferentie omdat er een gezamenlijke leergemeenschap wordt gecreëerd, waarbinnen deelnemers samen informatie produceren, dit interpreteren en onderzoeken welke actie genomen moet worden. Het is een gestructureerd alternatief voor conferenties waarin hiërarchie, passiviteit, conflict en afhankelijkheid de boventoon voeren. Deze werkwijze is gebaseerd op ontdekken, leren en vrijwillige deelname. Individueel eigenaarschap van nieuwe inzichten staat centraal; dit eigenaarschap ontstaat veel eerder uit vrijwillige, geïnformeerde keuzes, dan uit onderhandelingen tussen vertegenwoordigers van partijen die geforceerd tot consensus proberen te komen.
In Zoek Conferenties werken we met duidelijk gestructureerde taken, maken geen gebruik van inleiders, betrekken meerdere groepen die vele organisatie- en sociale grenzen overstijgen, zijn grotendeels zelfsturend en zijn uit op echte dialoog. Grote groepen (60 – 70 mensen) onderzoeken gezamenlijk hun verleden en heden, produceren scenario's voor hun ideale toekomst, en genereren strategieën en plannen om deze scenario's tot leven te brengen.
De Zoek Conferentie duurt drie dagen. Het is niet alleen het aantal uren, maar zeker ook de benodigde verwerkingstijd die tot actie en succes leidt. Deelnemers vormen tijdelijk een "sociaal eiland", waarop nieuwe banden ontstaan.
Drie eigenschappen maken een Zoek Conferentie verschillend van andere participatieve conferenties:
1. Het "hele systeem" wordt bij elkaar gebracht, d.w.z. een doorsnee van de voornaamste
belangengroepen die een rol spelen bij betreffend onderwerp
2. Toekomst scenario's worden door de deelnemers gezamenlijk in een historisch en globaal
perspectief geplaatst voordat enige planning plaatsvindt
3. Mensen werken in de conferentie in zelfsturende teams en gebruiken dialoog - niet probleem
oplossing of conflicthantering - als hun voornaamste hulpmiddel.
• degelijke voorbereiding met een stuurgroep waarin de voornaamste belangengroepen zitting
hebben om: - het doel van de conferentie precies te formuleren
- de betrokken belangengroepen en genodigden vast te stellen
- vast te stellen hoe na de conferentie met de resultaten zal worden verder gewerkt
• aanwezigheid van de mensen die bij betreffend thema sterk betrokken zijn
• volledige aanwezigheid (drie dagen) van alle aanwezige deelnemers
• een conferentiezaal die aan een groot aantal eisen voldoet.
naar boven